zbieraniewymagan

Jakich tematów nie poruszamy podczas wywiadu z interesariuszem?

Posted by admin

Wstęp

Cześć tu Szymon z Analizowac.pl

Technika wywiadu to chyba najczęściej używana technika zbierania wymagań biznesowych. Jest tak dlatego że jest ona najbardziej naturalna i najbliższa naturalnej rozmowie.

Kluczową kwestią w technice wywiadu jest pytanie. Jak nie zadamy odpowiednich pytań to może zdarzyć się tak że nie uzyskamy wszystkich potrzebnych informacji od interesariuszy albo co gorsza źle zrozumiemy przedstawiane wymagania. Niektóre informacje mogą być domniemane przez interesariusza, niektóre informacje mogą wydawać się oczywiste a niekoniecznie takie są.

W tym wpisie chciałbym się podzielić fajnym badaniem na które natrafiłem którego wynikiem końcowym jest mapa tematów niezależnych od dziedziny biznesowej, które warto poruszyć w wywiadzie z interesariuszem. Na mapie nakreślono również które tematy są najczęściej pomijane.

Problem techniki wywiadu

Głównym problemem w rozmowie pomiędzy analitykiem a interesariuszem jest fakt że pomiędzy tymi ludźmi są inne założenia w kontekście rozwoju systemów informatycznych. Powodów tego jest kilka przykładowo:

  • Analityk nie pracuje na obecnych systemach jakie ma interesariusz,
  • Analityk nie używa żargonu biznesowego
  • Analityk ma inne wyobrażenia na temat tego jak system może wyglądać i jakie możliwości w kontekście tego co planowany system informatyczny może zrobić.

I to nie jest złe że ludzie mają inne założenia. Zaczyna się to być problematyczne w momencie gdy jakieś z tych założeń nie zostaje pokazane analitykowi i interesariusz zakłada że ty o tym wiesz „Bo przecież to jest oczywiste”. Niestety w rozmowach z interesariuszem zawsze pojawia się sytuacja gdzie są informacje które interesariusz od razu wykłada na stół i informacje które nie są podane. Niestety fakt że dane informacje nie zostały podane przez interesariusza na tacy nie oznacza że są one nieistotne(a przeważnie niestety są bardzo istotne).

Wybór które informacje poda interesariusz a których nie poda jest uzależniony od wielu czynników takich jak pytania analityka, zrozumienie roli jaką do odegrania ma interesariusz, założenia interesariusza jak dany system ma wyglądać itd. Dlatego w głównym interesie analityka jest dopracować do perfekcji sztukę zadawania odpowiednich pytań aby uniknąć jak najwięcej nieporozumień. Dlatego warto jest zapoznać się z mapą tematów.

Badanie

Badanie było podzielone na trzy fazy:

  • Zdefiniowanie Kategorii tematów
  • Zdefiniowanie tematów w danej kategorii
  • Ocena ważności danych tematów

Zdefiniowanie kategorii tematów

W tej fazie zrobiono jedno założenie. Założono że każdy wywiad jest uzależniony od kontekstu(czyli uzależniony od czasu, miejsca, analityka, interesariusza itd). Cała faza została podzielona na dwa zadania.

  • Zdefiniowanie grupy zmiennych które charakteryzują kontekst aby wiedzieć kiedy kontekst uległ zmianie
  • Zdefiniowanie które zmienne mają wpływ na zmianę decyzji uczestników

Mając to założenie że każdy wywiad jest uzależniony od kontekstu zdefiniowano następujące grupy zmiennych

  • Podmioty – najistotniejsze encje w danej dziedzinie np. osoby, obiekty, aplikacje itd
  • Reguły – ograniczenia danego kontekstu np. procedury, ustawy itd
  • Lokalizacje – pozycja kontekstu np. czas na zrobienie
  • Aktywności – jak mają być osiągnięte cele podmiotów
  • Relacje – powiązania różnego rodzaju np. pomiędzy podmiotami i/lub regułami
  • Ważne detale – ilość i szczegółowość podawanych informacji które biorą udział w danym procesie

Zdefiniowanie tematów w danej kategorii

Po zdefiniowaniu kategorii przeprowadzono definicję tematów. Tematy zostały zdefiniowane na podstawie rozmów z profesjonalnymi analitykami biznesowymi. Rozmowy przeprowadzono z analitykami z pięciu projektów przeprowadzanych w małych i średnich firmach na terenie Belgii i Luxemburga(firmy miały do 250 pracowników). Wybrano projekty z różnych branż(Farmaceutyczna, Finansowa, Księgowa, Komunikacyjna, no i oczywiście IT) i różnych rozmiarów(od 15 do 100 osób w projekcie). Posiadano dostęp do całej dokumentacji. Jedynym warunkiem jaki był do spełnienia to anonimizacja podmiotów biorących udział w projekcie.

Proces definiowania tematów by przeprowadzany iteracyjnie

  • Przeprowadzono wywiad z analitykiem
  • Przeanalizowano dokumentację
  • Po analizie dokumentacji przeprowadzano kolejny raz wywiad

Średnio przeprowadzano po 3 iteracje z każdym z analityków.

Rezultatem drugiej fazy była lista 30 tematów posegregowana w danych kategoriach. Poniżej tabelka z tematami.

Tematy rozmów w technice wywiadu

Ocena ważności danych tematów

W ostatniej fazie oceniano jak często interesariusze spontanicznie dzielą się informacjami w przedstawionych tematach. Założono że jeśli interesariusz nie dzieli się spontanicznie daną informacją to zostanie ona pominięta i nieuwzględniona w wymaganiach(chyba że analityk o to zapyta).

Do oceny wybrano 40 osób które miało doświadczenie w projektach IT w roli interesariusza. Przeprowadzono ankiety z interesariuszami gdzie poproszono ich o przypomnienie sobie ostatniego projektu gdzie analityk przeprowadził z nimi wywiad. Następnie zadano im pytania w stylu „Czy podczas rozmowy z analitykiem wspomniałbyś o X?” Gdzie X oznaczało temat z listy 30 tematów. Ankietowany miał do wyboru 2 odpowiedzi:

  • Poruszyłbym temat nawet jakby analityk o niego nie zapytał
  • Poruszyłbym temat tylko jakby analityk o niego zapytał

Dodatkowo zadano pytanie jak często wg. doświadczenia ankietowanego Analityk zadawał pytania z danej kategorii tematów. Odpowiedzi do wyboru to

  • Nigdy
  • Bardzo rzadko
  • Rzadko
  • Sporadycznie
  • Często
  • Zawsze

Mapa tematów

Wynikiem badania jest mapa tematów która dzieli tematy na 3 kategorie

  • Jasno wyrażony
  • Nieklarowny
  • Domniemany

Przejdźmy do samej mapy

Mapa tematów rozmowy w technice wywiadu
Mapa tematów rozmowy w technice wywiadu

Mapa jest przedstawiona zgodnie z prostą zasadą. Im wyżej dany temat znajduje się na mapie tym chętniej interesariusz dzieli się informacją z analitykiem.

Co do tematów oczywistych to łatwo można było się domyślić ale ciekawe tematy pojawiły się na dole mapy. W domniemanych mamy

  • powtarzające się trendy w firmie(czyli zachowania czy zapotrzebowania na dane rozwiązania w firmie które warto wesprzeć oprogramowaniem),
  • siła relacji pomiędzy pracownikami czyli np. niektórzy nie mogą zrobić zadania do czasu aż dane zadanie skończy inna osoba.
  • Bardzo nisko są też przepisy które dotyczą funkcjonowania firmy oraz strategia firmy co jest często kluczowe w tym jak dane rozwiązanie ma wyglądać.

Jak można to wykorzystać? Trzeba pamiętać o swojej omylności i o tym że można o czymś zapomnieć. Szczególnie w czasie pędu projektowego gdzie ciągle słyszymy „Teraz prędko zanim dotrze do nas dotrze że to bez sensu”

Moim skromnym zdaniem najlepiej zrobić z tego prostą checklistę która pozwoli nam pamiętać o tym że warto porozmawiać z interesariuszem w danym temacie.

Źródła

An Exploratory Study of Topic Importance in Requirements Elicitation Interviews Corentin Burnay1,2,3, Ivan J. Jureta1,2,3, and St´ephane Faulkner2,3

(Lecture Notes in Computer Science 8484 Information Systems and Applications, incl. Internet_Web, and HCI) Matthias Jarke, John Mylopoulos, Christoph Quix, Colette Rolland, Yannis Manolopoulos, Harala

Chcesz zostać Analitykiem IT? Kliknij w baner poniżej

DARMOWA checklista jakości wymagań!

Zapisz się na listę mailową a dam Ci za darmo checklistę jakości wymagań biznesowych.

Uzupełnienie powyższego pola stanowi zgodę na otrzymywanie od analizowac.pl newslettera zawierającego treści marketingowe. Zgodę można wycofać w każdym czasie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.