.

Jak prowadzić dobre warsztaty wymagań

jak prowadzić dobre warsztaty wymagań
Posted by admin

Większość ludzi w podejściu do pracy analityka mówi o warsztatach. Każdy ładnie opisuje wszystkie role w warsztatach wymagań, że brak przygotowania to przygotowanie porażki itd. Jednak jest bardzo mało wpisów gdzie jest tłumaczone kim ten dobry warsztatowiec jest. Jakie powinien mieć cechy? Jak powinien się zachowywać? Jak moderować? Jak prowadzić dobre warsztaty wymagań? Dlatego postanowiłem wyjść naprzeciw i stworzyć taki wpis. Zapraszam do lektury.

Po pierwsze. Nie zrozum mnie źle. Wszystkie dobre praktyki związane z warsztatami wymagań to podstawa. Bez tego na pewno odniesiesz porażkę. Dlatego najpierw musisz mieć warsztaty wymagań w małym palcu. No ale jak już to podkreśliłem to przejdźmy do samego prowadzenia sesji.

Obszary dobrych warsztatów wymagań

Jest kilka obszarów o które musisz zadbać aby sprawnie przejść przez proces warsztatów. Przejdźmy przez nie:

  • Czas – staraj się dbać o czas trwania warsztatów i ściśle przestrzegaj planu warsztatów. Jeśli dobrze zaplanowałeś to powinieneś mieć dość czasu na osiągnięcie upragnionego celu. Używaj czasomierzy podczas warsztatów jeśli to ma ci pomagać. Przykładowo obejrzyj sobie profesjonalne debaty(nawet te polityczne). Każdy ma tendencje do ciągłego gadania i rozwlekania swoich wypowiedzi. Jak moderatorzy debaty nie utną odpowiedzi to debata jest do niczego.
  • Elastyczność – czasem warto jest się na chwilę zatrzymać podczas warsztatów i zastanowić się czy zmierzają one w dobrym kierunku. Wcale nie wyjdziesz na nieprofesjonalnego. Elastyczność i zmiana kierunku działań jest bardzo ważna.
  • Role – Role i obowiązki każdej osoby na warsztacie powinny być znane każdemu uczestnikowi. Warto jest je uzgodnić na samym początku warsztatów aby nikt z tych ról nie wychodził. Czasami się zdarzy że ktoś z tej roli chętnie wyjdzie(taka już ludzka natura), warto wtedy przypilnować żeby warsztaty bardzo szybko wróciły na prawidłowy tor.
  • Radzenie sobie z konfliktem – czasami jest tak że przyjazna atmosfera zaczyna się zagęszczać. Przykładowo niektórzy stają się niechętni do współpracy albo ktoś się z kimś nie zgadza. Wtedy są dwa wyjścia. Jak problem można rozwiązać po warsztatach bo nie blokuje pracy to parkujemy go na później. Jak się nie da to warto zrobić szybką przerwę i dany konflikt rozwiązać aby jak najszybciej przywrócić normalny tryb pracy.
  • Zasady gry – to jest już tak znane że aż oczywiste. Każdy kto uczestniczył w jakimkolwiek szkoleniu grupowym lub warsztatach to wie że zawsze na początku są ustalane zasady gry. Jednak nie mogłem tego tutaj nie poruszyć. Podstawowe zasady które zawsze warto poruszyć:
    • używanie elektroniki
    • tylko jedna osoba mówi, reszta nie przerywa
    • pilnowanie czasu
    • role podczas warsztatu
    • zasada poufności
    • dawanie feedbacku
    • pilnowanie zasad
    • agenda

Techniki do jeszcze lepszych warsztatów wymagań

  • Przełamywanie lodów

Czasami jak grupa interesariuszy nie jest zbyt zaangażowana lub po prostu jest jakaś blokada to czasem warto ze szkoleń z różnymi trenerami ukraść jakąś fajną technikę na rozgrzanie grupy. Lecz tutaj trzeba to stosować z wyczuciem bo nie zawsze to fajnie działa.

Przykładowo warto zapytać każdego uczestnika co chce wnieść do warsztatów, albo jakie ma oczekiwania po danych warsztatach. Możecie je np. spisać i ustalić na żywym organizmie zakres warsztatów. Pomysłów jest masa.

  • Używaj ćwiczeń

Jedna ważna rzecz. Wszyscy znają różnorakie techniki typu burze mózgów, różne kapelusze itd. Jednak gdy przychodzi co do czego to mało kto bierze się za ich stosowanie. I to jest olbrzymi błąd. Ja wiem że jak czyta się te techniki to pierwsza myśl jest mniej więcej „no spoko, fajnie ale w moim przypadku zwykła rozmowa rozwiązuje problem”. No nie rozwiązuje. Dobre praktyki są robione po to żeby je wdrażać.

Najważniejsze

Rzecz o której mówiłem na początku. Brak przygotowania to przygotowanie porażki. Nie zgadzaj się na to że poprowadzisz warsztaty bez przygotowania na zasadzie że przyszedłeś do pracy o 8 i szef ci powiedział że od 9 masz warsztaty do poprowadzenia. Nie ma szans że coś takiego poprowadzisz dobrze. Osoba prowadząca warsztaty to najważniejsza osoba na sali. Nie ważne jak dobrych interesariuszy masz to bez dobrych warsztatów nic z nich nie wyniesiesz.

SZKOLENIE "Czy zawód Analityk IT jest dla mnie?"

Zapisz się na listę mailową a prześlę za darmo szkolenie Czy zawód Analityk IT jest dla mnie? Co muszę umieć żeby być Analitykiem IT?