W każdym projekcie w organizacji powstaje masa dokumentów lub zgłoszeń które miały na celu rozwiązanie pewnych problemów pojawiających się podczas pracy interesariuszy. Bardzo często w takich dokumentach znajdują się informacje które nie są koniecznie potrzebne do tamtej dokumentacji ale mogą być ważnym szczegółem w sytuacji gdy chcemy rozwinąć obecny projekt w naszej organizacji.
Zadanie polegające na tym aby przebrnąć przez wszystkie dokumenty w celu znalezienia dziury w całym nazywa się analizą dokumentacji.
Analizy dokumentacji dokonujemy w celu:
-porównania tego jak wykonywany jest proces z tym co jest obecnie przedstawione w dokumencie w celu poprawy,
-lepszego zrozumienia interesariuszy w obecnych potrzebach biznesowych
Dokumentem może być różnego rodzaju forma przekazania potrzeb biznesowych. Wg. standardów jako dokument rozumiemy:
-zapytania ofertowe,
-dokumenty wymagań biznesowych
-notatki ze spotkań
-wytyczne,
-procedury,
-prezentacje,
-analizy rynku,
-kontrakty,
-regulaminy,
-inne.
Według dobrych praktyk analiza dokumentów jest podzielona na 3 etapy:
-Przygotowania
-Przeglądu dokumentu i analizy
-Potwierdzanie
Przygotowanie
Przygotowanie polega na tym aby przed wejsciem w dokument w celu przeglądania podjąć decyzję czy dokument jest warty czytania. Aby tego dokonać zastanów się:
-czy dokument jest w jakikolwiek sposób aktualny,
-czy dokument jest istotny,
-czy dokument jest odpowiedni do analizy
Przegląd i analiza
Przegląd i analiza jest podzielona na dwa etapy. Pierwszy etap to przegląd bez wchodzenia w szczegóły żeby się dowiedzieć o co chodzi w tekście a kolejny to szczegółowa analiza dokumentu.
Jest to dobra praktyka stosowana w nauce szkolnej w przypadku egzaminów językowych gdzie mamy napisany tekst i do niego pytania.
Zapisanie i potwierdzenie
Jeśli uda nam się znaleźć potrzebne informacje kolejnym krokiem jest zapisanie tych szczegółów i potwierdzenie ich z interesariuszami.
Plusy i Minusy
Z mocnych stron tej techniki to na pewno szybkie rozumienie biznesu i brak konieczności tworzenia dodatkowych treści dla interesariuszy.
Ze słabych stron to na pewno fakt że dokumenty mogą być przestarzałe i wprowadzać w błąd. W przypadku gdy nie wykonamy prawidłowo pierwszego etapu analizy dokumentów to możemy starcić masę czasu na niepotrzebne grzebanie się w dokumentacji.
