Kolejny wpis zapoczątkowuje kolejną serię technik i dobrych praktyk w pracy analityka biznesowego. Dzisiaj chciałbym poruszyć technikę którą najbardziej lubię stosować przy pozyskiwaniu wymagań. Tą techniką jest Wywiad.Wydaje mi się że jest to forma najbardziej naturalna i pozwala na wydobycie jak największej ilości potrzeb biznesowych od interesariuszy.
Forma wywiadu polega na tym że zbieramy najbardziej kompetentnych ludzi w danej dziedzinie i rozmawiamy na dany temat w jaki sposób dani interesariusze chcieliby widzieć system.Wywiad taki można prowadzić w 2 formach:
-w formie luźniej gdzie poruszamy temat przewodni i interesariusze się wypowiadają na dany temat,
-w formie ustrukturyzowanej gdzie mamy przygotowany określony zestaw pytań i uzyskujemy na nie odpowiedź.
To czy ta technika będzie miała swoje powodzenie jest uzależnione od kilku rzeczy:
1) Doświadczenie osoby która prowadzi wywiad
Osoba która prowadzi wywiad musi znać procesy które są prowadzone przez interesariuszy. Dodatkowo musi odpowiednio prowadzić rozmowę żeby nie zeszła na niepotrzebne tematy.
2) Umiejętność szybkiego notowania
W przypadku takich spotkań kluczową kwestią jest to żeby powstała na ich podstawie odpowiednia notatka która będzie opisywać ustalenia powstałe podczas spotkania. Taka notatka musi zostać wysłana do interesariuszy po spotkaniu. Analityk chcący korzystać z techniki wywiadu musi mieć wysoko wykwalifikowane umiejętności notowania.
3) Jasno przedstawiony cel spotkania/rozmowy(temat spotkania)
Bardzo ważne jest to aby cel wywiadu był jasno i wyraźnie przedstawiony. Prowadzi to do tego że łatwiej jest nam osiągnąć cel na spotkaniu.
4) Relacji osoby przeprowadzającej wywiad z rozmówcą.
Relacja nie może być w żaden sposób przesadzona na którąkolwiek ze stron. Rozmowa nie może wyglądać w sposób oficjalny ale też nie może wyglądać w taki sposób jak rozmowa z kumplem. Jak rozmowa jest przesunięta za bardzo na którąś ze stron to prowadzi to do tego że rozmówca ma problemy z wyrażaniem swoich myśli.
Przygotowując się do wywiadu:
-Określamy jasno cel wywiadu i przekazujemy go osobom na niego zaproszonym,
-Osoby zapraszane na wywiad muszą być najbardziej do tego kompetentne jak tylko się da,
-Pytania do wywiadu uzależniamy od tego czy wywiad ma być otwarty(pytania na wypowiedzenie się interesariuszy) czy zamknięty(odpowiedź która pozwala nam na jasne określenie wymagań)
-Spotkanie musi być przeprowadzone w odpowiedniej atmosferze, miejscu oraz musi być przeprowadzone twarzą w twarz. Wywiad przez telefon gdzie jest rozmowa grupowa często prowadzi do nieporozumień. Dlatego zadbajmy o odpowiedni czas i odpowiednią salę konferencyjną.
W trakcie wywiadu:
-Na początku mówisz o celu spotkania oraz dlaczego zapraszasz na to spotkanie właśnie te osoby oraz mówisz że powstanie notatka ze spotkania(bardzo ważne! pozwala rozmówcom na skupienie się na rozmowie),
-W trakcie rozmowy określ czy będzie konieczne kolejne spotkanie (ważne żeby o tym zasygnalizować na koniec rozmowy),
-Notuj wszystkie aspekty które zostały powiedziane podczas spotkania aby każdą rzecz poruszyć w notatce po spotkaniu,
Kończąc wywiad:
-Zapytaj się czy czegoś na pewno nie pominęliście,
-Podsumuj spotkanie:
a) wymieniając ustalone szczegóły
b) mówiąc jakie kroki z tym podejmiesz
c) dziękując wszystkim za przybycie
Po wywiadzie
-siadasz z swoimi zapiskami i na ich podstawie tworzysz notatkę ze spotkania,
-poświęć te 10minut swojego życia po spotkaniu i zrób to od razu. Jak zajmiesz się czymś innym bardzo duża część rzeczy może wylecieć.
Jak wygląda technika wywiadu u mnie w praktyce:
Zawsze organizuje co najmniej 2 spotkania.
– Pierwsze spotkanie jest w postaci otwartego wywiadu gdzie interesariusze mówią mi nt. procesu oraz jakie są ich oczekiwania.
– Drugie spotkanie to przedstawiam jasny kwestionariusz w którym doprecyzowuje wszystkie kwestie
– Ostatnie spotkanie jest w celu dopchnięcia wszystkich szczegółów (często jest tak że kończymy na 2 spotkaniach)
Gorąco polecam tą technikę pod warunkiem że:
– Rozumiemy potrzeby interesariuszy,
– Potrafimy zapanować nad rozmową.
–
